樂清湖南商會成立慶典活動策劃方案 - 下載本文

2、主持人熟悉完善文稿; 3、銜接音控師,背景音樂播放;

12:00—13:00午餐 地點:接待飯店餐廳 標準:視情況定

12:30—13:00 暖場。

1、軍樂隊(或威風鑼鼓隊)現場站位完畢(2); 2、音控師播放背景音樂。

3、媒體到場,選擇取景地點,全程采寫,直到儀式結束。(要求:主題明確、畫面清晰、

視覺中心突出)

13:00—13:30 迎賓。

1、軍樂隊、威風鑼鼓隊在主會場入口處交替暖場表演(2);

2、負責接待媒介記者,并向記者發放標識和會議資料(尤其是新聞通稿)。同時,向記者

介紹慶典有關情況。明確其攝影、攝像及采訪區域; 3、視情況需要負責安排設置警戒線和維持秩序;

4、最后一次落實致辭、揭牌來賓名單,并與主持人銜接。

13:30—14:00 會員代表入場。 會員代表大會代表入場

14:30—15:30 會員代表大會

召開第一次會員代表大會(詳見《會議議程》)

15:30—15:50 合影紀念

全體代表同領導、嘉賓合影留念(宣傳組、事務組、接待組負責具體事務,尤其注意座次問題);

15:50—16:00 全體人員入場 領導、嘉賓及全體代表入場;

16:00—17:30 成立大會慶典

16:00 主持人登場(短片停止播放,兩個大屏幕投影儀同步現場直播活動實況),宣布“樂清

湖南商會成立儀式”正式開始,全體起立,奏國歌,介紹到場領導及嘉賓;

16:10 有請省民政廳領導宣讀同意成立的批復文件(禮儀小姐引導、大屏幕投影儀現場直播,

背景音樂烘托登臺氣氛);

16:15 有請商務局領導宣讀同意成立的批復文件(禮儀小姐引導、大屏幕投影儀現場直播,背

景音樂烘托登臺氣氛);

16:20 宣布會長、監事長、秘書長、常務副會長、副會長、常務理事、理事名單(禮儀小姐引

導、大屏幕投影儀現場直播,背景音樂烘托登臺氣氛);

16:25 宣讀有關單位賀電(大屏幕投影儀現場直播,背景音樂烘托登臺氣氛);

16:30 主持人宣布樂清湖南商會揭牌儀式正式開始,有請兩地領導為商會揭牌,并授匾,由商

會會長和秘書長接牌。禮儀人員協助相關服務(禮儀小姐引導、大屏幕投影儀現場直播,背景音樂烘托現場氣氛)。

16:40 請主賓為會長授牌并頒發證書(禮儀小姐引導)

16:45 請兩地領導為秘書長,常務副會長、副會長授牌頒發證書(禮儀小姐引導)

16:50 商會會長、常務副會長向名譽會長、顧問頒發證書(禮儀小姐引導)

16:55 當選會長講話(禮儀小姐引導)

17:05 湖南省領導講話(禮儀小姐引導)

17:15當地領導講話(禮儀小姐引導)

17:25 主持人做結束寄語,然后宣布儀式結束,請全體人員照完相后到接待飯店宴會廳。18:

00開始用餐。并說明宴會期間有文藝晚會供與會代表和嘉賓一起聯歡。

17:30—18:00 合影紀念

全體代表同領導、嘉賓合影留念(宣傳組、事務組、接待組負責具體事務,尤其注意座次問題);

18:00— 成立大會慶典晚宴

1、當選會長致祝酒辭 2、領導宣布晚宴開始

19:00— 成立大會慶典晚宴聯歡晚會

21:00 成立大會慶典活動全部結束

十一、第一次會員代表大會暨成立大會慶典區域的要求

場 內:播放多媒體短片(由樂清湖南商會提供相關短片資料) 簽 到 處:設置兩處,布置在會場入口兩側,以期將簽到人員分流。 A、嘉賓簽到處——嘉賓簽到專用,可以有針對性的發放相關宣傳品。 B、媒體簽到處——媒體由宣傳組接待并發放資料。

接 待:在活動區域入口、樓梯口、電梯口、及會場大廳等處分別安排禮儀小姐進行引導,并在關鍵入口設置引導牌做指示。

十二、聯歡晚會文藝方案(詳見演出公司演出方案)

十三、突發事件處理預案

(一)電源故障: 電源超負荷運轉導致停電

預防辦法:分成多個電路鋪線區域,在每個區域設置總電源,將總電源量分攤至負荷內。

處理辦法:電路鋪線區域安排多名電工進行緊急處理,同時防止他人進入電路區。

備 注:在現場布置之前將各區域總電源準備好,后勤組負責落實,領導小組進行線路檢查,確

保線路無誤。

(二)音響故障:

A類:單套音響出現線路故障

預防辦法:備用1套臨時處理音響,2套音響電源線路分開,以便現場緊急調配。 備 注:音控師在活動前一天下午進場將音響及各配件調試到最佳狀態。

B類:麥克風故障

預防辦法:增加麥克風的傳音端口,在一個端口出現問題的情況下不影響麥克風發生效果。(有線

無線均可)

處理辦法:馬上調換麥克風,音控師在故障期間播放混響,以避免出現冷場情況。

C類:喜慶的慶典歌曲帶子出現卡帶現象

預防辦法:備用多套喜慶曲帶,同時VCD采用三碟連放的方式播放。 處理辦法:出現曲帶問題時馬上換頻。 備 注:提前調試各類慶典曲帶。

(三)拱門、氣柱:

拱門、氣柱風機燒毀導致坍塌 預防辦法:備用多個風機。

處理辦法:廣告商會工程組派專人看護風機,如出現風機燒毀情況,在3分鐘之內換風機,5分鐘

之內將拱門、氣柱重新立好。

備 注:安排多人在活動期間于布置區域巡回監視。 (四)安全標記:

參加人員(包括觀眾)因碰到現場線路而摔跤

預防辦法:在各個危險區域(如電源、滑濕地帶等)作好危險標示。

(五)下雨:

預防辦法:為來賓準備雨傘

(六)人員情況: 禮儀小姐因堵車遲到

預防辦法:接待小組工作人員提前2個小時集中人員,統一乘車至活動現場。

處理辦法:如出現個別禮儀小姐遲到的情況,接待小組在安排禮儀小姐時增加2—3個名額,以增

補。

(七)通訊問題:

預防辦法:工作人員以手機+對講機的方式聯系,保證通訊暢通。

(八)消防問題:

預防辦法:消防人員隨時檢查對消防點(如火源點、電源接頭等),并作標記。

處理辦法:由領導小組安排消防人員對現場火源點進行調查,如發生火災馬上在各通道緊急疏散

人群。

(九)傷情問題:

如現場人員,包括工作人員及觀眾出現因各種情況出現的傷情 預防辦法:常用藥品的準備,如創口貼、紅藥水等。

處理辦法:出現傷情對傷員進行現場救護,如嚴重者馬上將其送往急救中心搶救。

(十)塌臺:

處理辦法:一旦出現塌臺現象,由領導小組安排保安人員對主席臺區域的人群進行緊急疏散。

備 注:成立慶典典禮前一天由領導小組安排維護人員封閉主會場。

(十一)人流擁擠:

預防辦法:在各個區域(停車區域、主席臺區域等)由領導小組安排保安人員統一指揮,并事先設

立多個疏散通道。

處理辦法:一旦出現擠場情況,各個區域的保安人員在該區域的多個疏散通道按序進行秩序維護。

備 注:在各個區域盡量多設置秩序維護線,同時保安人員充足。

(十二)新聞問題:

預防辦法:新聞通稿及口徑統一。

處理辦法:如現場出現任何異常問題時,協調各新聞媒介對該問題不予以報道。

(十三)其他:

工作人員在成立慶典前一天在現場進行彩排,熟悉現場的各個環節,活動所需的禮儀用品盡量提供完備(如臺卡、胸花等)

十四、活動備忘錄

(一)相關領導、嘉賓、媒體記者、合作單位的分別接待:

相關政府領導等 (領導小組負責) 特邀嘉賓特邀代表 (領導小組負責) 媒體記者各大媒體清單,是否事先舉行新聞發布會(宣傳組負責) 友聯合作單位 (領導小組負責) 會員 (接待組負責) (二)后勤保障和交通安全:

本次活動規模宏大、現場人數較多,特別要做好后勤保障和安全工作。 1、專用電源 1—2組,活動前后全天供應,專用電源全天保證; 2、各類禮品備足,活動前3日到位;

3、其它方面(如備用專車)準備好,活動前1日到位;

(三)安全保障:

1、為了嚴格保證成立慶典的順利進行,保安人員對活動現場進行嚴密保衛。 2、主席臺周圍嚴格保證安全。

3、現場的停車交通由專職保安人員統一協調指揮。 4、安保由保安組與酒店協調到位,有可靠的安保措施;

5、保安安排:停車場 4名保安以上,主席臺區域 2名以上,現場站位區域 2名以上,其

他??

(四)備忘條目:

1、致詞、揭牌貴賓的確定及講話稿的擬定;(領導小組、事務組、宣傳組)

2、新聞通稿的撰寫與準備;(領導小組、宣傳組) 3、各類廣宣資料的提前準備;(領導小組、宣傳組) 4、主持人文稿、活動議程;(領導小組、宣傳組) 5、活動執行計劃推進表;(領導小組、宣傳組)

6、相關領導嘉賓、新聞媒體記者、合作單位的邀請、到位落實;(領導小組、接待組宣傳

組)

7、專用電源配置;(領導小組、后勤組)

8、相關領導嘉賓、新聞記者、合作單位實到人數統計;(領導小組、聯絡接待組宣傳組)

9、禮儀小姐換裝處(需更衣室一間)的設置;(接待組)

10、提供邀請的貴賓、新聞記者、合作單位的名單;(領導小組、接待組宣傳組)

11、提供簽到嘉賓(單位)的名單;(領導小組、聯絡接待組)

12、(臨時)專用停車場的設置(車輛調度人員:4名以上);(安全保衛組) 13、活動現場安保工作的提前部署(需保安人員 名以上);(安全保衛組) 14、活動前一天清理慶典活動現場;(后勤組)

15、領導嘉賓、新聞記者、合作單位各類禮品的提前預訂;(領導小組、后勤組)

16、活動現場警示標志。(安全保衛組)

17、提前三天(至活動期間)對活動期間的天氣情況進行查詢,并向領導小組及時匯報;(事

務組)

18、準備專人(5名以上)對突發事件進行合理處理;(領導小組) 19、其它未盡事宜的提前準備、協商解決;(領導小組)

20、整個活動需準備充分、有條不紊、分工協作、責任分明。(領導小組)

十五、費用概算(略)

樂清湖南商會籌備組 劉新文

2011年10 月26 日





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